De manhã, você chega no trabalho, prepara um café e senta para começar. Só que são tantas coisas para fazer e organização de demandas nunca foi seu forte… tudo bem, é só fazer uma coisa de cada vez e até a hora do almoço você vai ter lidado com todas as urgências.
Mas isso não aconteceu. Meia hora depois, o cliente ligou pedindo algo para já e você aproveitou para responder algumas mensagens. Quando viu, eram 12h e você não fez nada do que tinha proposto. Nem as urgências!
Trabalhar com comunicação é assim mesmo: algo sempre precisa ser feito ou algum imprevisto, administrado. Familiar? Se sim, você está no lugar certo. Continue lendo, pois trouxemos algumas dicas para melhorar sua produtividade!
Por que realizar a organização de demandas?
Você já deve ter notado que um dos sintomas mais comuns desta ausência é a dificuldade de produzir. Assim, parece que o dia é corrido, que as horas voam e você não conseguiu fazer muito. Essa sensação gera mais estresse e até conflitos no ambiente de trabalho.
Quem trabalha em agências de publicidade e marketing percebe ainda mais o problema, principalmente se atender vários clientes. Isso porque, em um dia, é preciso entregar várias tarefas, lidar com problemas e imprevistos o tempo todo. Além disso, quanto mais focado e produtivo para cumprir os prazos dos clientes, melhor!
Por isso, é importante organizar os jobs para evitar reprovações e retrabalhos e garantir o andamento dos processos.
Como realizar a organização de demandas na sua rotina?
Eventualmente, a falta de organização de demandas trará prejuízos sérios para sua vida pessoal ou profissional. Então, confira as dicas que preparamos para se organizar melhor e ter excelentes resultados.
Tenha objetivos para o dia
Este deve ser seu primeiro passo: antes de começar seu dia, confira o que precisa fazer e crie uma lista de metas. Mais adiante, apresentaremos algumas ferramentas para te ajudar.
Sabemos que é impossível finalizar campanhas, sites e anúncios para as redes sociais ainda hoje. Ou seja…
Seus objetivos do dia devem ser a prioridade!
Poucas sensações são tão gostosas quanto marcar “Concluído” em cada tarefa, não é mesmo? Até a sensação de produtividade aumenta, dando mais bem-estar!
Estabeleça um horário para começar
É importante iniciar os jobs, na agência ou em home office, responder e-mails, mensagens etc. Mas não esqueça sua lista de pendências e objetivos!
Esta dica é especial para quem parece “perder” tempo em pequenas demandas e não consegue terminar o que era urgente: separe um horário para cada uma.
Por exemplo, de manhã escreva e envie todos os seus conteúdos para revisão. À tarde, encaminhe tudo pronto para aprovação e criação. Assim, você divide seus dias em categorias e garante a produtividade.
Afaste-se das tentações
Você que trabalha com digital sabe como é fácil se perder no feed das redes sociais enquanto procura referências. Notificações, Instagram, WhatsApp, entre outros, são inimigos da organização de demandas.
Mas não estamos dizendo para se desconectar totalmente ou deixar o smartphone longe, ok? Você pode deixar as distrações para um momento específico do dia, como 10 minutos a cada hora.
Saiba separar as prioridades da sua lista
Lembra a lista de objetivos do primeiro tópico? Ela só vai funcionar se for organizada por prioridades.
Inclusive, tenha muito cuidado quando o cliente disser que quer algo “para ontem”. Dessa forma, você não atrasa outros jobs para fazer um de “vida ou morte” que pode ser entregue no dia seguinte.
Ou seja, coloque o que é realmente urgente para ser feito antes e só lide com o restante quando tiver terminado. Em algumas semanas, a lista de prioridades terá diminuído muito.
Ferramentas para ajudar na organização de demandas
Trabalhar com sistematização é a chave para melhorar sua rotina. Então, trouxemos algumas ferramentas essenciais para quem quer desenvolver uma nova era de produtividade.
Trello
Atualmente, este é um dos acessórios mais usados para organizar tarefas. Isso porque permite criar quadros, listas e fluxos para cada tarefa e mostra o desenvolvimento geral e individual.
Além de poder ser compartilhado entre toda a equipe, também se integra com o Google Drive. Dessa maneira, sua produção estará diretamente ligada ao uso do Trello.
Asana
Criado para administrar equipes, é muito usado em agências de publicidade e marketing.
Ele inclui chat, calendário, atribuição de tarefas e organização de prazos. Por isso, é uma excelente maneira de saber o que cada um está fazendo.
Quem trabalha com equipes remotas pode aproveitar todo o potencial e melhorar a produtividade de seus liderados.
Google Agenda
Você esquece compromissos e só lembra quando alguém liga para saber onde está? O Google Agenda é perfeito, pois lá você cria compromissos, reuniões e tarefas com prazos e detalhes.
Ele pode ser sincronizado em todos os seus dispositivos logados na conta do Google e compartilhado com os membros do seu time. Dessa forma, todos verão quando você tem horários reservados.
Além disso, dá para configurá-lo para disparar alarmes antes do evento. Por exemplo, se você precisa sair 1h antes, ele te avisa. Chega de atrasos ou esquecimentos!
Evernote
Que tal organizar todas as ideias no mesmo lugar?
Nesta ferramenta de organização de demandas e fluxo mental, você armazena notas, tarefas e referências com facilidade. Ele também pode ser compartilhado com outras pessoas para que todas trabalhem juntas em brainstorms.
Wunderlist
Como o Trello e o Google Agenda, ele permite criar listas de tarefas e atividades para aquele dia.
Sua principal vantagem são os alarmes, que podem ser programados para avisar quando algum prazo de conclusão está chegando. Os “esquecidos” adoram e diminuem muito seu número de atrasos!
Tramper
E por último, quero falar do Tramper, o software que nós usamos aqui na Terceirizando Web.
O Tramper é uma ferramenta de gestão de projetos nova. No entanto, está dando o que falar. Afinal, ela foi pensada exclusivamente para gestão de agências.
Ele engloba em um único painel:
- gestão de projetos,
- tarefas,
- clientes,
- contatos,
- pipeline de vendas,
- envio de propostas,
- controle financeiro,
- assinatura de contrato digital,
- respostas de e-mail automáticas,
- relatórios e muito mais.
Tramper é realmente uma ferramenta de gestão de agências completa.
Conclusão
Que tal combinar todas as ferramentas que trouxemos para a sua organização de demandas?
Quanto mais eficiente e produtivo for seu dia, melhores serão seus resultados! Sua saúde mental também agradece os níveis reduzidos de estresse e ansiedade.
