Suponhamos que sua agência faça pelo menos 3 reuniões internas toda semana e envie dezenas de e-mails diariamente. Mesmo assim, a comunicação nunca está alinhada, há erros e ajustes a serem feitos de última hora… se você passa por isso, leia o artigo de hoje que fala sobre software de gestão de projetos: 10 vantagens de usar na minha agência.
Essa ferramenta cria um “painel de controle” que centraliza todas as tarefas da equipe ou da empresa inteira. Desde que surgiu, ela vem se popularizando, se tornando mais simples. Será que você precisa de um?
Continue lendo e descubra os prós e contras de adquirir um para o seu negócio.
Quais são as vantagens de um software de gestão de projetos?
Mais controle das informações
Geralmente, os dados de um cliente ou projeto estão “espalhados” em e-mails, planilhas do Excel ou conversas do WhatsApp. Isso faz com que os funcionários percam tempo procurando o que precisam. Então, por que não centralizar?
Criar um quadro para cada tarefa em andamento mantém tudo organizado e fácil de ser acessado.
Por exemplo, com uma pesquisa na plataforma você avalia o que já foi feito, o que falta, produtos, perfis etc. É simples, rápido e evita a perda de informações.
Melhor monitoramento de tarefas
Às vezes, alguém pergunta “Quem está fazendo a campanha tal?” na agência? Se sim, isso quer dizer que os jobs não estão sendo monitorados adequadamente. Assim, fica difícil para o gestor acompanhar os processos, fazer entregas no prazo e cobrar resultados.
No painel do software de gestão de projetos você pode ver e administrar quem está envolvido em cada tarefa. Inclusive, dependendo do sistema escolhido, é possível acompanhar os andamentos.
Facilidade para colaboração
Nunca foi tão fácil trabalhar em projetos colaborativos, mesmo com a equipe distante. Isso porque a ferramenta facilita a integração do departamento e, em alguns casos, de toda a empresa.
Todos os envolvidos podem trabalhar em um job ao mesmo tempo, sem atrapalharem uns aos outros e assistindo cada etapa.
Melhor avaliação de resultados
Uma vez que os resultados precisam ser medidos em todos os trabalhos, o software de gestão de projetos registra absolutamente tudo. Dessa forma, o gestor avalia os prazos, as dificuldades e facilidades, entre outros detalhes que podem ser importantes.
Menos ruídos na comunicação
Todo mundo já brincou de telefone sem fio na infância, certo? Essa brincadeira nos ensinou que transmitir informações verbalmente é um grande problema. Em agências, acontece uma coisa muito parecida: conversas na pausa para o café, mensagens do WhatsApp e recadinhos rápidos entre reuniões se misturam.
Tudo relacionado ao projeto pode ser resolvido em comentários nas próprias tarefas, centralizando a comunicação no programa. Basta ver o histórico para acompanhar todos os passos percorridos até então.
Melhor comunicação com os clientes
Em cada job, alguns softwares de gestão de projetos oferecem o acesso à área dos clientes, que poderão acompanhar cada etapa da execução. Dessa maneira, eles sabem o que está sendo feito, o que falta, quando a agência precisa de informações.
Ter esse contato, com registro, é muito melhor do que ser cobrado todos os dias ou fazer dezenas de chamadas para coletar informações e dados, não é mesmo?
Além disso, essa vantagem melhora a experiência do usuário e sua satisfação ao final do serviço.
Facilidade para delegar tarefas
Nem sempre é fácil distribuir serviços aos colegas, principalmente no trabalho remoto. Felizmente, neste tipo de ferramenta, é muito simples delegar.
Basta criar a tarefa, incluir o colaborador que deve realizá-la e passar sua função por escrito. É descomplicado, rápido e diminui muito os ruídos de comunicação que frequentemente assolam agências.
Possibilidade de estabelecer objetivos claros
Nem toda agência sabe responder com certeza se suas metas têm sido alcançadas. Isso porque sem uma central de controle é difícil saber o que está completo, a fazer, em desenvolvimento, entregue e aprovado.
Os softwares de gestão de projetos permitem acompanhar essas etapas, estabelecer objetivos claros, entender e melhorar o comportamento da equipe. Por isso, também são uma ferramenta importante de gestão.
Facilidade para compartilhar documentos
Chega de ficar procurando em dezenas de e-mails, pastas e arquivos da nuvem e até pendrives para encontrar os documentos de que você precisa. Organize tudo dentro do programa e torne sua vida muito mais prática!
Ao permitir o compartilhamento simples de arquivos, você elimina a perda diária de tempo em tarefas manuais que são pouco importantes para seus processos.
Menos reuniões improdutivas
Reuniões com clientes que nunca saem do lugar ficarão no passado. Aproveitando o software de gestão de projetos você consegue muni-los com todas as informações de que eles precisam antes mesmo de se encontrarem na sala.
Inclusive, quando o contratante acompanha seu projeto, a necessidade de reuniões diminui. Muitas delas se tornam chamadas rápidas para alinhar informações e objetivos.
Que tal levar esses benefícios para sua agência? Este programa é o futuro e quanto antes for implementado, melhor!
