Em alguns momentos, a rotina e as demandas exigem dos colaboradores a competência de realizar várias atividades ao mesmo tempo. Por isso, utilizar um gerenciador de tarefas no negócio garante um acompanhamento ordenado dos processos e estimula a produtividade geral.
Na internet, existem diversas ferramentas gratuitas e pagas com funcionalidades específicas, que você pode escolher e adaptar para suas necessidades.
Então, preparamos um artigo com as principais informações e dicas mais eficientes sobre como e por que investir nesses recursos. Inclusive, listaremos os mais populares e acessíveis à disposição dos usuários.
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O que é um gerenciador de tarefas?
Resumidamente, ele é um software ou uma plataforma que organiza, atribui e segue as etapas de cada processo da empresa. Por exemplo, define datas de entrega, delega funções para membros da equipe, observa o andamento dos jobs, filtra por prioridades.
Além disso, a ferramenta pode ser usada para gerenciamento individual, do departamento inteiro ou de uma parte dele.
Seu maior objetivo é otimizar a rotina. Assim, fica mais fácil se antecipar a possíveis problemas ou resolvê-los com mais agilidade, cumprir todos os prazos etc.
Benefícios de utilizar esse recurso
Certamente, a maior vantagem de um gerenciador de tarefas é a sua ordem. Isso porque a maioria é bastante visual e possibilita criar, excluir e arrastar informações entre fases e datas no calendário.
Abaixo, listamos outras que talvez sejam interessantes para o seu negócio.
Acessibilidade
Em qualquer lugar e a qualquer momento, os colaboradores podem abrir o painel, verificar e remanejar as demandas. Para isso, basta ter um dispositivo que se conecte à internet, login e senha.
Funcionalidade
Normalmente, as plataformas oferecem vários serviços dentro da área de trabalho. As mais populares são:
- Armazenamento de documentos;
- Comunicação e colaboração com o time de colaboradores em um quadro de comentários;
- Controle de tempo em cada atividade, como um cronômetro;
- Planejamento de projetos.
Todas essas características auxiliam o gestor a analisar a produtividade e as dificuldades de cada job.
Integração
Como tudo está reunido no mesmo lugar, os riscos de perder arquivos ou informações no gerenciador de tarefas são muito baixos.
Inclusive, ele registra quem fez o quê, como apagar ou editar comentários e cronômetros, mover materiais entre pastas etc. Ou seja, em consultas é fácil saber quem foi o último a executar cada etapa, onde está cada conteúdo, enfim.
Melhoria do trabalho em equipe
Acompanhar e visualizar a contribuição dos colegas estimula a produtividade do time e aumenta a qualidade da entrega das demandas.
Assim, todos conseguem observar o andamento, as pendências e oportunidades de contribuir com ideias.
Priorização
O gerenciador de tarefas simplifica identificar quais atividades são mais urgentes e exigem atenção imediata.
Inclusive, evita conflitos de datas entre reuniões e prazos.
7 opções de gerenciador de tarefas para você
Agora que você sabe um pouco mais sobre essa ferramenta e por que ela é tão importante, conheça algumas disponíveis. Dessa forma, pode compará-las, escolher e adaptar a melhor para as suas necessidades.
Asana
Esta alternativa utiliza o método KanBan, que consiste em colunas organizadas por status: “A fazer”, “Em andamento”, “Concluídas”, entre outras. Dentro de cada uma, estão os cartões das demandas, que contêm os anexos, comentários e registros de tempo dos colaboradores.
Bastante visual e colorido, é fácil enxergar e administrar o progresso de cada job. Além disso, atribuir uma cor a cada cliente ou etapa também atua bem como filtro.
Com um plano gratuito, seu maior objetivo é monitorar o tempo gasto em cada atividade, auxiliando a análise da produtividade.
Entre os seus principais serviços, estão:
- Colaboração dos membros da equipe;
- Compartilhamento de arquivos;
- Monitoramento do tempo;
- Organização da prioridade das tarefas.
Google Sheets
Essa é a planilha eletrônica do Google e está disponível a todos que tiverem uma conta de e-mail Gmail. Ou seja, com login e senha, pode ser acessada de qualquer lugar, do navegador ou do aplicativo nativo.
Uma vez que oferece diversos comandos, como fórmulas, filtros, gráficos, quadros etc, é muito versátil e tem um funcionamento satisfatório.
Quire
Embora todas as suas funcionalidades sejam gratuitas, talvez não se adaptem a grandes projetos e equipes. Isso porque o gerenciador de tarefas tem alguns limites de aplicação.
Seu layout é dinâmico e muito limpo, o que simplifica seu uso.
Slack
Basicamente, o seu principal foco é organizar por meio da comunicação. Assim, os membros do time podem ser acionados, um de cada vez, para conversar sobre suas respectivas responsabilidades.
Inclusive, através dele é possível criar canais para cada área da empresa ou agência e adicionar os gestores. Certamente, isso vai descomplicar seu trabalho, reunindo-o no mesmo local.
A plataforma apresenta versão gratuita com muitas utilidades.
Todoist
Aqui, há as mesmas possibilidades de qualquer outro gerenciador de tarefas da lista. No entanto, ele exibe alguns diferenciais:
- Diversos templates;
- Possibilidade de integrá-lo com apps;
- Tela de produtividade.
Enquanto a edição gratuita é um pouco limitada e melhor para projetos menores, o pacote pago tem outras vantagens.
Trello
Assim como o Asana, ele utiliza o método Kanban e uma interface simples, mas bastante completa, de quadros e colunas. Nele, você arrasta e solta os cartões com agilidade e os mantém ordenados de acordo com os progressos de cada um.
Confira alguns dos seus serviços:
- Anexar arquivos,
- Atribuir tarefas;
- Estabelecer comunicação entre os membros da equipe.
Ele também possui versões gratuitas e pagas, com mais funções e oportunidades de adaptação.
Nesse artigo, você aprendeu sobre os gerenciadores mais populares que podem ser encontrados na internet. Com uma boa escolha, com certeza sua marca conseguirá otimizar o tempo e ter uma rotina mais produtiva!
