Produtividade

Dicas para Não Atrasar as Tarefas Diárias da Agência

Atrasar as tarefas

Às vezes, ter uma demanda alta de projetos pode prejudicar algumas devoluções. Por isso, para evitar atrasar as tarefas e a correria, é essencial ter um planejamento de campanhas, ou de cronogramas.

Para te ajudar, preparamos um artigo completo sobre esse problema, que é mais comum do que você imagina. Continue lendo e veja dicas para melhorar a gestão da sua agência e aumentar a produtividade do seu negócio.

O que é planejamento de campanhas?

Essa estratégia consiste no controle e no gerenciamento de atividades a serem realizadas, que são descritas o mais completa e detalhadamente possível.

É necessário que a comunicação entre o cliente e o colaborador seja formal e registrada. Isso evita o atraso na devolução das demandas e outros maus entendidos.

Para facilitar a organização e a administração do seu negócio, no mercado existem diversas opções de softwares de gestão. 

Neles, dá para cadastrar e priorizar jobs por urgência, definir datas de entrega, notificar toda a equipe de uma vez etc.

Uma vez que esses programas também têm registros completos de horário, você pode acompanhar o andamento geral do trabalho. Por exemplo, se há sobrecarga na equipe, o tempo levado para executar certa atividade, quem está livre.

Dessa forma, os funcionários podem cumprir seus expedientes em horas diferentes ou fazer home office.

Como executar o planejamento para não atrasar as tarefas?

Quanto mais simples e objetivo for esse cronograma, melhor fluirão as demandas e as entregas. Assim, você evita atrasar as tarefas que já tem e organiza as novas que entrarem.

Abaixo, confira um passo a passo simples para realizar o planejamento da campanha:

  1. Defina as principais características de cada projeto;
  2. Detalhe custos;
  3. Separe por etapas;
  4. Distribua os jobs aos seus responsáveis;
  5. Estabeleça os prazos;
  6. Construa o cronograma.

No entanto, é importante destacar a necessidade de definir prazos coerentes para a equipe. Isso porque ela não pode ficar sobrecarregada e precisa ter tempo hábil para desenvolver conteúdos e estratégias de qualidade.

Ao deixar os prazos claros, os colaboradores poderão trabalhar com mais tranquilidade e evitarão a procrastinação. Afinal, essa é uma das maiores inimigas da produtividade e de devoluções satisfatórias.

Por que adotar um planejamento de campanhas?

Longas jornadas de trabalho sem descanso diminuem a qualidade de vida, das tarefas entregues e da criatividade. E como a procrastinação é parte do ser humano e um obstáculo da rotina, no ambiente de trabalho é essencial otimizar o tempo.

Normalmente, agências lidam com um volume grande de projetos que devem ser concluídos rapidamente. Mas, ao mesmo tempo, o local profissional precisa ser mais descontraído para ajudar no processo geral de criatividade.

É interessante apostar em ferramentas e estratégias que melhorem a organização, aumentem a produtividade e evitem retardar as demandas.

Por exemplo, diminuir reuniões desnecessárias e preparar pautas com antecedência ajudam a equipe a ter mais tempo, criatividade e produtividade. Também é interessante mostrar aos colaboradores que a organização ajuda na sensação de deveres cumpridos e de qualidade.

Além disso, softwares de gestão reduzem e-mails trocados e facilitam encontrar as informações. Ainda, criar listas de atividades, criar horários para cada, começar o dia com as demandas menores e mais simples.

Enfim, como cada colaborador tem sua especialidade, o time pode atender mais de um cliente ao mesmo tempo. Tudo isso cria um planejamento eficiente e que evita jobs atrasados.

Conheça outros benefícios:

  • Aumenta produtividade da equipe;
  • Estima o tempo de cada etapa daquela demanda;
  • Antecipa falhas;
  • Organiza melhor cada fase do processo.

Métodos para melhorar a produtividade

Kaban

Essa técnica agrupa as tarefas em um quadro de cartões, dividido por listas e prioridades.

Pomodoro

  1. Liste as tarefas a serem feitas;
  2. Trabalhe por 25 minutos;
  3. Descanse por 5 minutos;
  4. Repita este processo 4 vezes;
  5. Descanse por 30 minutos;
  6. Terminando a tarefa, dê um check na sua lista.

GTD (Getting Things Done)

  1. Faça uma lista do que precisa ser realizado, analisando a prioridade de cada atividade;
  2. Organize e separe os itens que precisam de ações;
  3. Revise a lista e certifique-se de que todos os jobs estão descritos;
  4. Execute as tarefas de acordo com a lista.

Terceirizando Web: uma marca organizada é mais produtiva

Depois de ver a importância do planejamento de campanhas para não atrasar as tarefas, o que acha de aderir? 

Com a Terceirizando Web, você aumenta a produtividade da sua agência e decola o seu negócio. Converse conosco e descubra as melhores ferramentas para você!

organização de demandas

Autor

Dennis Barreto

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Utilizamos cookies para garantir a melhor experiência em nosso site. Se você continuar a usar este site, assumiremos que você está satisfeito com ele.