Às vezes, ter uma demanda alta de projetos pode prejudicar algumas devoluções. Por isso, para evitar atrasar as tarefas e a correria, é essencial ter um planejamento de campanhas, ou de cronogramas.
Para te ajudar, preparamos um artigo completo sobre esse problema, que é mais comum do que você imagina. Continue lendo e veja dicas para melhorar a gestão da sua agência e aumentar a produtividade do seu negócio.
O que é planejamento de campanhas?
Essa estratégia consiste no controle e no gerenciamento de atividades a serem realizadas, que são descritas o mais completa e detalhadamente possível.
É necessário que a comunicação entre o cliente e o colaborador seja formal e registrada. Isso evita o atraso na devolução das demandas e outros maus entendidos.
Para facilitar a organização e a administração do seu negócio, no mercado existem diversas opções de softwares de gestão.
Neles, dá para cadastrar e priorizar jobs por urgência, definir datas de entrega, notificar toda a equipe de uma vez etc.
Uma vez que esses programas também têm registros completos de horário, você pode acompanhar o andamento geral do trabalho. Por exemplo, se há sobrecarga na equipe, o tempo levado para executar certa atividade, quem está livre.
Dessa forma, os funcionários podem cumprir seus expedientes em horas diferentes ou fazer home office.
Como executar o planejamento para não atrasar as tarefas?
Quanto mais simples e objetivo for esse cronograma, melhor fluirão as demandas e as entregas. Assim, você evita atrasar as tarefas que já tem e organiza as novas que entrarem.
Abaixo, confira um passo a passo simples para realizar o planejamento da campanha:
- Defina as principais características de cada projeto;
- Detalhe custos;
- Separe por etapas;
- Distribua os jobs aos seus responsáveis;
- Estabeleça os prazos;
- Construa o cronograma.
No entanto, é importante destacar a necessidade de definir prazos coerentes para a equipe. Isso porque ela não pode ficar sobrecarregada e precisa ter tempo hábil para desenvolver conteúdos e estratégias de qualidade.
Ao deixar os prazos claros, os colaboradores poderão trabalhar com mais tranquilidade e evitarão a procrastinação. Afinal, essa é uma das maiores inimigas da produtividade e de devoluções satisfatórias.
Por que adotar um planejamento de campanhas?
Longas jornadas de trabalho sem descanso diminuem a qualidade de vida, das tarefas entregues e da criatividade. E como a procrastinação é parte do ser humano e um obstáculo da rotina, no ambiente de trabalho é essencial otimizar o tempo.
Normalmente, agências lidam com um volume grande de projetos que devem ser concluídos rapidamente. Mas, ao mesmo tempo, o local profissional precisa ser mais descontraído para ajudar no processo geral de criatividade.
É interessante apostar em ferramentas e estratégias que melhorem a organização, aumentem a produtividade e evitem retardar as demandas.
Por exemplo, diminuir reuniões desnecessárias e preparar pautas com antecedência ajudam a equipe a ter mais tempo, criatividade e produtividade. Também é interessante mostrar aos colaboradores que a organização ajuda na sensação de deveres cumpridos e de qualidade.
Além disso, softwares de gestão reduzem e-mails trocados e facilitam encontrar as informações. Ainda, criar listas de atividades, criar horários para cada, começar o dia com as demandas menores e mais simples.
Enfim, como cada colaborador tem sua especialidade, o time pode atender mais de um cliente ao mesmo tempo. Tudo isso cria um planejamento eficiente e que evita jobs atrasados.
Conheça outros benefícios:
- Aumenta produtividade da equipe;
- Estima o tempo de cada etapa daquela demanda;
- Antecipa falhas;
- Organiza melhor cada fase do processo.
Métodos para melhorar a produtividade
Kaban
Essa técnica agrupa as tarefas em um quadro de cartões, dividido por listas e prioridades.
Pomodoro
- Liste as tarefas a serem feitas;
- Trabalhe por 25 minutos;
- Descanse por 5 minutos;
- Repita este processo 4 vezes;
- Descanse por 30 minutos;
- Terminando a tarefa, dê um check na sua lista.
GTD (Getting Things Done)
- Faça uma lista do que precisa ser realizado, analisando a prioridade de cada atividade;
- Organize e separe os itens que precisam de ações;
- Revise a lista e certifique-se de que todos os jobs estão descritos;
- Execute as tarefas de acordo com a lista.
Terceirizando Web: uma marca organizada é mais produtiva
Depois de ver a importância do planejamento de campanhas para não atrasar as tarefas, o que acha de aderir?
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